IVU-EASY Archivierung und Dokumentenmanagement
Die neuen gesetzlichen Anforderungen, aber auch die Sachzwänge der täglichen Arbeit erfordern ein adäquates Werkzeug, das sich einerseits transparent in das von uns propagierte ganzheitliche Lösungskonzept integrieren lässt, andererseits modular nach Kundenwunsch skalierbar ist.
Schnelligkeit und Zielorientierung werden zu wichtigen Kriterien. Es gilt, schneller beim richtigen Kunden zu sein. Kundeninformationen müssen jederzeit schnell und transparent abrufbar sein, um den Kunden einen optimalen Service bieten zu können.
Elektronische Archivierung ist seit Beginn des Jahres 2002 Pflicht!
Mit der Umsetzung der "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) trat mit dem 1.1.2002 eine Gesetzesnovelle zur Abgabenordnung in Kraft, welche der Finanzverwaltung das Recht einräumt, Einsicht in die dv-gestützte Buchführung zu nehmen und Daten elektronisch zu prüfen. Das bedeutet für jedes steuerpflichtige Unternehmen, alle steuerlich relevanten Daten sind seit Beginn dieses Jahres für die Dauer der Aufbewahrungspflichten (i.d.R. 10 Jahre) für den Zugriff per EDV-System zur Verfügung zu halten. Mit den bereits eingesetzten technischen und kaufmännischen Softwareanwendungen lassen sich diese Anforderungen aus unterschiedlichen Gründen häufig nicht realisieren.
Alle Vorteile nutzen
Elektronische Archivierungssysteme bieten hier Möglichkeiten zur flexiblen Archivierung aller notwendigen Daten bei kurzen Such- und Zugriffszeiten und erfüllen dennoch die Forderung nach revisionssicherer Aufbewahrung.
Natürlich gab und gibt es auch sonst schon gute Gründe für den Einsatz von Archiv- und DMS-Werkzeugen.
Hervorragende Recherchemöglichkeiten, kurze Suchzeiten, immer aktuelle und vollständige Informationen vorliegen haben und das auf Knopfdruck - sind nur einige der Vorteile elektronischer Archivierung.
Egal, ob Journale oder Jahresabrechnung, Korrespondenz aus Word oder Kalkulationen aus Excel, alles lässt sich geordnet ablegen und vor allem leicht wiederfinden.
Workflow-Funktionalitäten für den geregelten organisatorischen Ablauf der Prozesse im Hause, Zugriff auch auf eingescannte externe Schreiben, Einbindung von Lageplänen und Skizzen sind weitere nützliche Organisationsinstrumente.
Interne Kommunikationsstrukturen lassen sich effizienter gestalten, Such- und Wegezeiten minimieren und das bei verbesserter Qualität der Kontakte, der Auskunftsfähigkeit und Geschwindigkeit bei der Bearbeitung von Kundenanforderungen.
Integration in andere Systeme
Diese Vorteile kommen bei hoher Integration in andere Branchenprodukte wie z.B. CS/2 ENER:GY, IVU-LOGA noch besonders zur Geltung und durch die sich ergebenden Synergieeffekte hat sich die Anschaffung z.T. bereits nach einem halben Jahr amortisiert.
So ist bespielsweise bei Einsatz unseres IVU-Integrationsmoduls für das EASY-ARCHIV die sichere und problemlose Archivierung der nach den GDPdU archivierungspflichtigen Daten aus dem CS/2 ENER:GY System gewährleistet.
Gerne vereinbaren wir einen Präsentationstermin in Ihrem Hause.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte nachfolgender Informations-Broschüre
